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13 trucs, astuces et astuces pratiques pour utiliser Google Docs

Même si vous connaissez déjà bien les capacités multi-utilisateurs, les raccourcis clavier et les autres avantages de Google Docs, il existe peut-être quelques astuces pratiques dont vous n'avez pas encore entendu parler. De son navigateur Web intégré à sa fonction de transcription, voici 13 conseils utiles qui vous transformeront en un assistant Google Docs certifiable.

1. Ouvrez un nouveau document Google en une seule étape.

L'ouverture d'un nouveau Google Doc n'est pas trop laborieuse, mais il existe un moyen d'en faire un processus en une seule étape. Au lieu de naviguer vers une page vierge via votre Google Drive, tapez simplement « docs.new » ou « doc.new » dans la barre de recherche de votre navigateur Web, et cela vous amènera à un nouveau document. (Vous pouvez également ouvrir une nouvelle feuille Google avec 'sheet.new' ou une nouvelle diapositive avec 'slide.new').

2. Incluez une signature manuscrite ou une image modifiée.

Vous pouvez ajouter une forme rose funky à une carte indiquant l'emplacement de la seule Dairy Queen de Manhattan, si vous le souhaitez. Ellen Gutoskey

Sous 'Insérer', faites défiler jusqu'à 'Dessin' et appuyez sur 'Nouveau'. Passez la souris sur le menu 'Ligne' et choisissez 'Scribble', ce qui vous donne une case vide pour écrire votre signature. Ce n'est peut-être pas votre meilleure écriture manuscrite, surtout si vous utilisez une souris ou un trackpad plutôt qu'un écran tactile, mais c'est certainement plus efficace que d'imprimer votre document, de signer votre nom avec un stylo et de devoir numériser toute la page. .

La fonction de dessin peut également être utile si vous souhaitez modifier une image. Imaginons, par exemple, que vous souhaitiez encercler un certain emplacement sur une carte : vous pouvez faire glisser et déposer une image (ou en importer une à partir de vos fichiers) dans votre nouveau dessin et insérer une forme ou une flèche parmi les options du barre d'outils.

3. Gardez le nombre de mots affiché directement dans votre document.

Pour ceux d'entre vous qui se retrouvent à vérifier le nombre de mots après pratiquement chaque phrase que vous tapez, que vous écriviez quelque chose avec une limite de mots stricte ou que vous nourrissiez simplement une habitude légèrement névrotique, évitez les ennuis de plusieurs visites à la section « Outils » et cochez la case 'Afficher le nombre de mots lors de la frappe', qui se trouve en bas de la boîte contextuelle du nombre de mots. Vous verrez le nombre de mots dans le coin inférieur gauche de l'écran, et vous pouvez le développer pour voir le nombre de caractères et d'autres statistiques. Si vous n'êtes pas tout à fait prêt à vous engager dans un nombre de mots omniprésent, vous pouvez toujours éviter la barre d'outils en appuyant sur 'Ctrl+Maj+C' (ou 'Commande+Maj+C' sur un Mac) et la boîte de comptage de mots s'affichera automatiquement apparaître.



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4. Utilisez un raccourci clavier pour coller du texte sans formatage.

En parlant de raccourcis clavier, vous pouvez coller du texte qui correspond à votre texte existant en appuyant sur 'Ctrl+Maj+V' ('Commande+Maj+V' sur un Mac). De cette façon, par exemple, une citation que vous avez copiée à partir d'un article écrit en 14 points Comic Sans apparaîtra en 11 points Arial (ou tout ce que vous avez défini comme police). Pour une magie similaire qui vous fait gagner du temps, consultez « Raccourcis clavier » dans le menu « Aide ».

5. Attribuez des modifications à des personnes spécifiques.

Est-ce une déception pour plus d'une personne ?Ellen Gutoskey

Dans le coin supérieur droit de votre écran, il y a une petite icône de crayon qui vous donne la possibilité de travailler en mode 'Suggestion', où tout ce que vous tapez est rendu comme une modification suggérée. Chaque modification a sa propre zone de commentaire sur le côté droit du document, avec la possibilité d'accepter, de rejeter ou de répondre à la modification. Si vous collaborez avec plusieurs personnes sur un projet, vous pouvez attribuer une modification à un utilisateur spécifique en tapant '+' dans la zone de réponse et en saisissant une adresse e-mail. Google enverra alors un e-mail informant la personne qu'il y a une suggestion en attente pour eux.

6. Revenez à une version antérieure de votre Google Doc.

Non seulement Google enregistre automatiquement vos modifications de document au fur et à mesure que vous les apportez, mais il conserve également une trace de toutes ces modifications. Vous pouvez accéder aux versions précédentes de votre document Google en allant dans 'Fichier', 'Historique des versions' et 'Voir l'historique des versions'. Là, vous pouvez développer n'importe quel brouillon antérieur pour voir les modifications spécifiques mises en évidence dans le document, ainsi que quand elles ont été faites et qui les a faites, ce qui est particulièrement utile si plus d'une personne est en train de les modifier.

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7. Recherchez sur Internet ou recherchez un mot sans ouvrir une nouvelle fenêtre.

Vous pouvez réduire le nombre d'onglets que vous jonglez avec deux hacks Google Doc : le navigateur Internet intégré et le dictionnaire intégré. Le navigateur Internet se trouve sous « Outils » et « Explorer » (ou « Ctrl+Alt+Maj+I » ou « Commande+Option+Maj+I » sur un Mac), et il effectue également une recherche dans votre Google Drive. Vous pouvez accéder au dictionnaire sous « Outils » et « Dictionnaire » ou utiliser le raccourci « Ctrl+Maj+Y » (« Commande+Maj+Y » sur un Mac). Vous pouvez également accéder à l'une ou l'autre fonctionnalité en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un mot ou une phrase de votre document et en choisissant « Explorer » ou « Définir ».

8. Créez votre propre raccourci en personnalisant les fonctions de correction automatique.

Donc tu n'oublies jamais l'accent dansBeyoncé.Ellen Gutoskey

Sélectionnez « Préférences » sous « Outils » et vous pourrez cocher ou décocher les préférences générales telles que « Mettre automatiquement les mots en majuscule », « Orthographe correcte automatiquement », et plus encore. Pour une expérience de correction automatique plus personnalisée, passez à l'onglet 'Substitutions'. Là, vous pouvez demander à Google de remplacer automatiquement un mot, une lettre ou un symbole donné par l'un de votre choix. Si, par exemple, vous souhaitez que Google ajoute toujours un accent auestdansBeyoncé, taperBeyoncédans la colonne « Remplacer » etBeyoncédans la colonne 'Avec'.

9. Réduisez les erreurs de vérification orthographique en ajoutant des mots à votre dictionnaire personnel.

Pour empêcher Google d'enregistrer continuellement certains mots ou noms uniques comme fautes d'orthographe, ajoutez-les à votre « Dictionnaire personnel », qui est répertorié sous « Outils », puis « Orthographe et grammaire ». Si un mot est déjà marqué comme une erreur dans votre document Google, vous pouvez également l'ajouter à votre dictionnaire en cliquant avec le bouton droit et en choisissant 'Ajouter [mot] au dictionnaire'.

10. Convertissez votre Google Doc en un autre type de fichier.

Vous préférez travailler dans Google Docs, mais votre responsable demande toujours des fichiers Microsoft Word ? Vous pouvez télécharger votre Google Doc en tant que document Word en allant dans 'Fichier' et 'Télécharger'. Il existe également des options pour le convertir en un fichier PDF, une page Web, un fichier texte brut, etc. Avant de l'envoyer à qui que ce soit, nous vous recommandons de le lire pour vous assurer que la mise en forme a été correctement traduite.

11. Transcrivez des fichiers audio avec la fonction de saisie vocale de Google.

Bien que les capacités de saisie vocale de Google ne s'étendent pas au déchiffrement d'un fichier audio lu à haute voix sur un haut-parleur, le processus est nettement plus facile que de mettre l'audio en pause toutes les quelques secondes afin que vous puissiez saisir manuellement chaque mot. Dans votre barre de navigation, allez dans « Outils » puis « Saisie vocale » et assurez-vous que votre microphone est activé. Branchez vos écouteurs, lisez votre fichier audio et dictez clairement tout ce qui se dit : Google transcrira tout pour vous. La fonction peut également être utile pour les personnes souffrant d'arthrite ou d'autres déficiences qui rendent difficile l'utilisation d'un clavier.

12. Activez l'édition hors ligne.

Même si vous ne prévoyez pas d'être quelque part sans accès à Internet dans un avenir proche, des pannes de Wi-Fi ou de courant peuvent survenir de manière inattendue. C'est donc une bonne idée d'activer l'édition hors ligne au cas où. Pour ce faire, installez l'extension Google Docs Offline, accédez à votre page d'accueil Google Docs, appuyez sur l'icône du menu principal (trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche) et choisissez 'Paramètres'. Ensuite, appuyez sur le bouton gris 'Hors ligne' pour qu'il glisse vers la droite et devienne bleu.

13. Profitez d'autres modules complémentaires pratiques.

Si vous choisissez 'Obtenir des modules complémentaires' sous 'Modules complémentaires' dans votre barre d'outils Google Doc, vous pourrez rechercher des modules complémentaires ou parcourir les plus populaires de Google. Voici quelques-unes des offres les mieux notées : Lucidchart, qui vous aide à créer des organigrammes, des diagrammes et plus encore dans votre document ; EasyBib, qui génère automatiquement des citations bibliographiques au format APA, Chicago ou MLA ; et Doc to Form, qui vous permet de convertir facilement les informations d'un document Google en un formulaire Google (la plate-forme de Google pour les sondages en ligne).